Services
Gestion des documents et des archives
Filigrane Archives accompagne les organisations publiques, communautaires, institutionnelles ainsi que les particuliers dans la gestion efficace de leurs documents et archives. Chaque personne, physique ou morale, produit une multitude de documents administratifs et possède un patrimoine documentaire unique qui mérite d’être structuré, préservé et valorisé selon les meilleures pratiques.
Grâce à une approche sur mesure, Filigrane Archives évalue les besoins spécifiques de chaque client afin de proposer des solutions adaptées, qu'il s'agissse des documents administratifs numériques ou des archives historiques. S'engager avec nous dans une démarche rigoureuse de gestion des documents, c'est se donner les moyens d'améliorer les opérations courantes, d'assurer la conformité aux obligations légales en matière de gestion de l'information et de permettre la constition d'un patrimoine institutionel.
Toute organisation, tout projet et toute carrière produisent des documents nécessaires à la gestion quotidienne des activités. Contrats, dossiers administratifs, documents financiers, communications et fichiers numériques doivent être organisés de manière cohérente afin d’en assurer l’accessibilité, la sécurité et la conformité.
Filigrane Archives accompagne ses clients dans la mise en place de systèmes de gestion de l’information adaptés à leur réalité.
Notre démarche débute par l’analyse de vos environnements informationnels et documentaires afin d’identifier vos besoins et de concevoir une structure efficace pour vos documents, qu’ils soient physiques ou numériques.
Nous développons notamment des arborescences claires facilitant le classement et le repérage des documents dans les serveurs, plateformes collaboratives et environnements infonuagiques.
Selon vos besoins et votre secteur d’activité, nous mettons en place les outils fondamentaux de la gestion documentaire afin de :
Prendre RDV
Filigrane Archives accompagne ses clients dans la mise en place de systèmes de gestion de l’information adaptés à leur réalité.
Notre démarche débute par l’analyse de vos environnements informationnels et documentaires afin d’identifier vos besoins et de concevoir une structure efficace pour vos documents, qu’ils soient physiques ou numériques.
Nous développons notamment des arborescences claires facilitant le classement et le repérage des documents dans les serveurs, plateformes collaboratives et environnements infonuagiques.
Selon vos besoins et votre secteur d’activité, nous mettons en place les outils fondamentaux de la gestion documentaire afin de :
- structurer l’organisation des documents et des fichiers numériques
- améliorer le repérage et l’accès à l’information
- déterminer les documents à conserver, à archiver ou à éliminer
- assurer la gestion sécuritaire des fichiers
- soutenir la préservation numérique à long terme
Prendre RDV
Avec le temps, les documents que nous produisons ou recevons dans le cadre de nos activités dépassent leur fonction administrative et deviennent des archives. Et ils s’accumulent. Photographies, correspondances, dossiers de travail, archives audiovisuelles et fichiers numériques s’entassent dans des boîtes, sur des disques durs, ou s’endorment dans les nuages.
Ces documents racontent pourtant une histoire : celle d’une organisation, d’un projet, d’une carrière ou d’une famille.
Filigrane Archives accompagne ses clients lorsqu’ils souhaitent reprendre contact avec ces archives et leur redonner une structure claire.
Notre travail consiste à organiser, structurer et documenter les archives afin de les rendre plus lisibles et plus faciles à consulter. Les documents sont regroupés, classés et décrits de manière à en faciliter le repérage et à assurer leur préservation dans le temps.
Certains projets incluent également la numérisation des documents afin de faciliter leur consultation et leur partage. Pour en savoir davantage, consultez la section consacrée à nos services de numérisation.
Nous savons aussi que derrière ces archives se trouvent souvent des souvenirs, des moments de création, des étapes importantes d’une vie ou d’une organisation. C’est pourquoi nous abordons chaque projet avec discrétion, respect et sensibilité.
Le résultat est un ensemble d’archives structuré et accessible, qui permet de retrouver les documents, de mieux comprendre ce qu’ils contiennent et d’en assurer la transmission.
Vous avez plutôt un projet de mise en valeur ou de diffusion de vos archives? Consultez la section consacrée aux projets de valorisation du patrimoine documentaire.
La numérisation peut faciliter l’accès aux documents et contribuer à leur préservation à long terme. Elle permet de consulter, partager et transmettre les archives plus aisément, tout en protégeant les originaux.
Chez Filigrane Archives, la numérisation s’inscrit dans une démarche archivistique globale. Elle est réalisée dans le cadre des mandats de traitement d’archives ou de gestion documentaire que nous accompagnons, afin de soutenir l’organisation, la consultation et la préservation des documents.
Si la numérisation concerne souvent des archives historiques, certains dossiers administratifs peuvent également être numérisés afin d’en faciliter la gestion, l’accès et l’intégration dans les environnements numériques de travail.
Les fichiers numériques sont préparés avec soin afin de pouvoir être repérés, consultés et conservés dans de bonnes conditions. Une attention particulière est portée à la qualité des images, à l’organisation des fichiers et à la cohérence des ensembles documentaires. Lorsque les documents s’y prêtent, des traitements complémentaires tels que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et certaines interventions d’édition numérique permettent d’améliorer la lisibilité, la recherche et l’utilisation des documents.
Lorsque certains projets nécessitent des procédés spécialisés, nous collaborons avec des partenaires professionnels afin d’assurer des résultats conformes aux meilleures pratiques, notamment pour le transfert audiovisuel.
Chez Filigrane Archives, la numérisation s’inscrit dans une démarche archivistique globale. Elle est réalisée dans le cadre des mandats de traitement d’archives ou de gestion documentaire que nous accompagnons, afin de soutenir l’organisation, la consultation et la préservation des documents.
Si la numérisation concerne souvent des archives historiques, certains dossiers administratifs peuvent également être numérisés afin d’en faciliter la gestion, l’accès et l’intégration dans les environnements numériques de travail.
Les fichiers numériques sont préparés avec soin afin de pouvoir être repérés, consultés et conservés dans de bonnes conditions. Une attention particulière est portée à la qualité des images, à l’organisation des fichiers et à la cohérence des ensembles documentaires. Lorsque les documents s’y prêtent, des traitements complémentaires tels que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et certaines interventions d’édition numérique permettent d’améliorer la lisibilité, la recherche et l’utilisation des documents.
Lorsque certains projets nécessitent des procédés spécialisés, nous collaborons avec des partenaires professionnels afin d’assurer des résultats conformes aux meilleures pratiques, notamment pour le transfert audiovisuel.